Comunicação profissional: meios, funções, princípios de organização de processos

2024 Autor: Miguel Ramacey | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 06:26

A comunicação profissional é essencial para permitir que as pessoas de uma empresa se comuniquem eficazmente umas com as outras. O ritmo de trabalho de toda a empresa depende diretamente da rapidez e do acesso à transferência de informações.

As comunicações profissionais desempenham um papel importante na tomada de decisões mais eficazes e na comunicação delas à equipe. Se estiverem mal estabelecidos, isso ameaça causar consequências negativas, que podem se expressar em erros nas decisões escolhidas, no surgimento de mal-entendidos entre funcionários e o gerente, bem como na deterioração das relações interpessoais.

Definição do conceito

As comunicações profissionais são interações realizadas no âmbito das relações oficiais. Seu principal objetivo é alcançar os resultados pretendidos, resolver as tarefas definidas, bem como otimizar determinadas atividades. Ao mesmo tempo, cada um dos participantes em comunicações profissionaistem status próprio, sendo chefe, subordinado, colega ou parceiro.

Nos casos em que pessoas em diferentes níveis da carreira (artista e gerente) se comunicam, podemos falar sobre comunicação subordinada. Afinal, a vertical das relações é claramente visível aqui. Ao implementar a interação com base no princípio da cooperação igualitária, podemos falar em comunicação horizontal.

Relevância do problema

A comunicação profissional é uma experiência diária para as pessoas. Realiza-se no trabalho e nas escolas, universidades e instituições oficiais. Esta é uma comunicação entre alunos e professores, subordinados e chefes, concorrentes, parceiros e colegas. Para atingir o objetivo diante dele, cada pessoa deve estar familiarizada com os meios e princípios de tais comunicações, porque os parceiros precisam se comunicar na mesma linguagem (literal e figurativamente), ter uma experiência social comum e se entender.

Cumprimento dos termos básicos da comunicação empresarial

Como tornar a comunicação na atividade profissional o mais eficaz possível? Isso exigirá o cumprimento de uma série de condições. Em primeiro lugar, a comunicação deve ter um propósito claro. Ao mesmo tempo, o interesse de todas as pessoas envolvidas neste processo é importante para alcançá-lo. Um exemplo é a celebração de um acordo, estabelecer relações, coordenar eventos, desenvolver as condições mais favoráveis para a cooperação, etc.

Para todosos participantes da comunicação profissional e empresarial precisam entrar em contato uns com os outros e fazer isso independentemente de gostos ou desgostos pessoais. Ao mesmo tempo, é obrigatório observar a subordinação, os cargos, a etiqueta empresarial e as restrições formais. Este último conceito implica não só a implementação de vários protocolos, rotinas e regulamentos, mas também a necessidade banal de controlar o poder das próprias emoções e respeitar o interlocutor.

Além disso, uma das condições necessárias para a implementação mais eficaz da comunicação empresarial nas atividades profissionais é a sua gerenciabilidade. O chefe da empresa, como a pessoa mais interessada em resolver as tarefas da equipe, deve primeiro cuidar desse momento. Para ele, é importante motivar seus funcionários a encontrar a melhor solução, pois, caso contrário, eles permanecerão observadores passivos, sem oferecer nenhuma ideia.

Ferramentas de comunicação empresarial

A comunicação profissional é um desejo significativo de uma pessoa ou de todo um grupo de pessoas para motivar um funcionário ou toda a equipe a uma ação que pode de alguma forma mudar a situação ou mudar a conversa em uma direção diferente.

Existem várias ferramentas disponíveis para a implementação do plano. Assim, os meios de comunicação profissional incluem:

1. Correio normal. De todos os meios de comunicação empresarial, é o mais antigo. E a este respeito, o correio tradicional tem uma série dedeficiências. Consistem em uma baixa velocidade de transmissão de mensagens, um desenho de letras mais complexo (em comparação com outros tipos de comunicação), etc. E isso sem contar o fato de que esse sistema nem sempre funciona no nível adequado. Mas o correio normal ainda é usado hoje como meio de comunicação profissional. Sua principal vantagem é uma maneira muito aceitável de transferir documentos importantes entre parceiros. Nas relações comerciais, um método como a transmissão de telegramas também pode ser usado. Este serviço também é fornecido pelo correio.
2. Conexão telefônica. Este é um meio muito eficiente de comunicação empresarial. No entanto, as negociações por telefone não são juridicamente vinculativas. Este ponto deve ser levado em consideração ao usar comunicações profissionais, ao usar outros meios.
3. E-mail. Este meio de comunicação empresarial relativamente novo goza de uma popularidade bem merecida. Uma das suas principais vantagens é a combinação da forma de comunicação escrita (texto fixo) com as qualidades que a comunicação oral possui, sob a forma de velocidade de transferência de informação e possibilidade de obter uma resposta quase instantânea. Tais qualidades fazem do e-mail um dos principais meios utilizados para a transmissão de mensagens de caráter informal.
4. Fax. Usando um dispositivo especial, você pode transferir rapidamente uma cópia de qualquer documento para seu parceiro. A velocidade é uma vantagem indiscutível da comunicação fac-símile. No entanto, os documentos transmitidos desta forma não têm força legal, pois não possuemassinaturas e selos originais. É por isso que, na maioria dos casos, o fax como meio de comunicação é utilizado apenas para a pronta transmissão de documentos. Eles só podem ser aceitos para execução se os originais forem enviados depois deles por correio normal. Vale lembrar que é proibido o envio de documentos marcados como “Para Uso Oficial” ou “Confidencial” por fax.

Comunicação Empresarial

O contato oral sempre esteve no centro da comunicação profissional. É realizado entre pessoas que estão interligadas pelos interesses do caso, e também possuem os poderes necessários para solucionar os problemas que surgiram e estabelecer parcerias.

Tais conversas são um meio de comunicação profissional, incorporando todas as vantagens que f altam na comunicação telefônica e na troca de informações escritas. O fato é que a comunicação empresarial:

• realizado em condições de contato próximo, quando é possível focar em apenas um interlocutor ou em um pequeno grupo de pessoas;
• cria as condições sob as quais as relações pessoais podem ser estabelecidas;
• implica contato direto.

Conversa de negócios refere-se principalmente ao discurso oral. E, em comparação com a forma escrita, tem várias diferenças significativas. Durante essa conversa, torna-se possível influenciar diretamente o interlocutor ou um grupo de pessoas. Nesse caso, são usados gestos e expressões faciais, entonação e assim por diante. Além do mais,a comunicação face a face não deixa tempo para pré-pensar. É por isso que as formas casuais de comunicação são frequentemente usadas em uma conversa de negócios, bem como alguns recursos estilísticos e gramaticais.

Usada como base da comunicação profissional, a conversação empresarial distingue-se principalmente pela construção lógica do pensamento. Com base na prática existente, pode-se argumentar que os empresários que são excelentes no uso de julgamentos e conceitos, que são capazes de provar de forma convincente e tirar conclusões corretas, têm sucesso muito mais rápido do que os empresários que não possuem essas habilidades.

Conversação profissional tem sua própria cultura psicológica. Está na capacidade dos interlocutores de causar uma boa impressão nos outros, criar uma atmosfera amigável na reunião, aplicar técnicas especiais que protegem contra perguntas incorretas, ouvir seus oponentes até o fim e, se necessário, refutar seus argumentos, usar um técnica que permite uma comunicação livre de conflitos.

Relações Interculturais

Hoje, o mundo está cada vez mais abraçado pelo processo de globalização. É por isso que a comunicação profissional intercultural vem à tona. Para sua implementação, são necessários especialistas que não conheçam apenas uma língua estrangeira. Eles precisam dominá-lo em termos de comunicação empresarial.

Na maioria das vezes, essas comunicações profissionais ocorrem em inglês. É o principal meio de comunicação emnível interestadual.

Inglês no campo da comunicação profissional é uma versão modernizada e simplificada da língua inglesa em geral. Caracteriza-se pela presença de frases clichês padrão, bem como todos os tipos de padrões. Um especialista precisa conhecê-los e ser capaz de usá-los em determinadas situações.

Se um intérprete for convidado para uma reunião de negócios por um empresário, na comunicação profissional tal especialista não partirá apenas de sua experiência de vida e do comportamento que é aceito em seu ambiente cultural nativo. Levar em conta as peculiaridades do comportamento de outras pessoas ajudará a evitar mal-entendidos, erros e problemas na conversa.

Na comunicação profissional intercultural, é necessário conhecer as normas interpessoais das relações que são aceitas em uma determinada sociedade. Ou seja - linguagens não verbais e verbais de comunicação. O primeiro deles inclui vários sinais sem palavras que os participantes da comunicação enviam uns aos outros. Eles costumam fazer isso inconscientemente. Deve-se ter em mente que o conhecimento das linguagens não verbais e verbais na comunicação profissional de natureza intercultural é a chave para um encontro de sucesso. Um especialista deve estar atento ao timbre de fala adotado por um determinado povo, o volume de pronúncia, entonação, expressões faciais, posturas, etc. As normas para seu uso durante uma conversa podem ter algumas diferenças. Um excelente exemplo é o sorriso tradicional americano. Na Rússia, é considerado falso e artificial. americanospelo contrário, eles acreditam que os russos são muito sombrios, rudes e sérios.

Treinamento de especialistas

Como são resolvidos os problemas de comunicação empresarial interestadual? Uma negociação bem-sucedida requer a presença de um tradutor altamente qualificado no campo da comunicação profissional, que tenha conhecimentos especializados e culturais gerais. As universidades russas estão treinando esses especialistas.

Ao mesmo tempo, um programa chamado "Tradutor no campo da comunicação profissional" é usado ativamente. Ele fornece as habilidades para se comunicar de forma eficaz nos negócios e intercâmbios culturais de hoje.

Funções Principais

Entre as características da comunicação profissional está o seu sistema bastante complexo. Consiste em muitos níveis, abrangendo não apenas uma organização específica, mas também o ambiente externo. Considere as principais funções da comunicação profissional.

1. Informativo. As comunicações profissionais são projetadas para desempenhar o papel de um certo intermediário. Com sua ajuda, ideias, decisões e mensagens são trocadas entre os funcionários. A função de informação da comunicação empresarial é necessária para atingir os objetivos da organização, bem como para eliminar os problemas que surgem durante este processo.
2. Motivacional. A comunicação profissional contribui para o desejo dos funcionários de desempenhar melhor suas tarefas. Esta é a função motivacional.comunicações profissionais. Neste caso, o líder usa meios como ordem, persuasão, sugestão e pedido.
3. Controle. Usando a subordinação hierárquica, esta função é projetada para monitorar o comportamento dos funcionários da empresa.
4. Expressivo. Com o auxílio desta função, a comunicação profissional contribui para a satisfação das necessidades sociais através da expressão de experiências e sentimentos sobre o que está acontecendo.
5. Comunicação. Esse recurso é muito específico. Com sua ajuda, erros e problemas típicos que surgiram na comunicação empresarial são identificados e resolvidos, e os princípios de comportamento ideal são formulados.

As funções da comunicação profissional também podem ser consideradas do ponto de vista da garantia da vida da empresa como um todo. Neste caso, ocorre o seguinte:

1. Função reguladora. Ao comunicar, há um impacto indireto ou direto no colaborador, que é objeto da gestão. Tal função contribui para a organização de ações conjuntas na equipe, coordenação e otimização pelo chefe de todas as ações realizadas pela equipe.
2. Função de controle social. Qualquer um dos métodos para resolver os problemas da organização, bem como suas formas e princípios de trabalho, tem um caráter normativo pronunciado. A regulamentação de todas estas disposições, que se encontra nas instruções e ordens do responsável, ajuda a garantir a organização e integridade da instituição, bem como a consistência das ações conjuntas de cada membro da equipa. Para manter essa direção eexercer suas comunicações profissionais de controle social.
3. Função de socialização. É uma das principais tarefas de qualquer líder. Essa função permite que os jovens funcionários participem de atividades conjuntas, que começam a dominar habilidades e habilidades de comunicação, aprendem a navegar em uma situação de comunicação, falar e ouvir. Tudo isso é muito importante não apenas para fins de adaptação interpessoal, mas também para a execução das atividades profissionais. Ao mesmo tempo, os jovens adquirem uma atitude tolerante, interessada e benevolente em relação aos demais colaboradores e a capacidade de agir para cumprir uma tarefa coletiva.
4. Sócio-pedagógico. No processo de comunicação profissional, há um processo de treinamento, educação e desenvolvimento da personalidade do funcionário, ao mesmo tempo em que transfere experiência prática para ele. Graças aos contatos sistemáticos que surgem no decorrer das atividades conjuntas, todos os participantes da comunicação ganham conhecimento sobre si mesmos e sobre os parceiros, bem como sobre as melhores opções para resolver as tarefas que a equipe enfrenta. Dominar as habilidades práticas às vezes se torna para alguns funcionários uma possível compensação pela f alta de conhecimento profissional. E isso é garantido pela função sócio-pedagógica da comunicação.

Orientações

As comunicações profissionais são baseadas em:

1. Interpersonalidade. Tal comunicação é caracterizada pela versatilidade, abertura de interação entre as pessoas. Este princípio é baseado no interesse pessoal um pelo outro. E isso apesarque a comunicação é orientada para os negócios. Tal comunicação inevitavelmente traz as características do contato interpessoal.
2. Propósito. Este princípio da comunicação profissional é polivalente, porque o processo de comunicação empresarial, juntamente com a carga de informação pretendida, também carrega um objetivo subjacente. Por exemplo, um líder, informando a equipe sobre os dados estatísticos que possui, quer apontar os aspectos problemáticos de uma determinada área de atuação. Ao mesmo tempo, muito provavelmente, a nível inconsciente, procura demonstrar aos presentes a sua eloquência, erudição e inteligência.
3. Continuidade. Este é outro dos princípios da comunicação profissional. Consiste no fato de que, entrando no campo de visão de nosso parceiro de negócios, nos tornamos os iniciadores do contato contínuo com ele. Ao mesmo tempo, a comunicação ocorre não apenas no nível verbal. O parceiro recebe constantemente mensagens comportamentais das quais pode tirar conclusões apropriadas.
4. Multidimensionalidade. No curso das comunicações profissionais, pelo menos dois aspectos das relações interpessoais são percebidos. A primeira delas é a transferência de informações comerciais e a manutenção do contato criado. A segunda é a tradução de uma atitude emocional em relação a um parceiro (pode ser positiva e negativa).

Ética da comunicação profissional

Cada um dos participantes da comunicação empresarial deve ter:

1. Honestidade. Tendo tal traço de caráter, as pessoas se abstêm de atos enganosos e enganos. No entanto, mesmoaqueles que consideram a honestidade um padrão indispensável de comportamento empresarial, às vezes ainda precisam mentir. Nesse caso, as pessoas têm que fazer uma escolha entre alternativas que não as satisfazem. No entanto, a verdade deve sempre ser dita. A mentira só se justifica quando se escolhe o menor de dois males, quando as circunstâncias assim o exigem.
2. Integridade. Essa característica inerente a uma pessoa encontra sua expressão na unidade de suas ações e crenças. Comportamento decente é exatamente o oposto de duplicidade e hipocrisia. Tal pessoa sempre fará o que prometeu. Por exemplo, um funcionário definitivamente ajudará seu colega no desempenho de uma atribuição de trabalho. Isso acontecerá mesmo quando não for tão fácil para ele fazer isso, mas ele fez uma promessa.
3. Justiça. Este traço de caráter implica a ausência de preconceito e objetividade na avaliação de outras pessoas e suas ações.
4. Responsabilidade. Essa característica de um participante nas relações comerciais se manifesta na medida em que ele é responsável por suas palavras, observa padrões morais e cumpre suas obrigações.